Quelles sont les formalités lors de l’embauche d’un salarié ?
Après des heures de lecture de CV, de pré-sélection, et d’entretiens d’embauche, vous avez enfin trouvé la personne idéale pour compléter votre équipe. Le long parcours de l’embauche ne s’arrête pas ici. Vous devez désormais réaliser toutes les démarches administratives liées à la déclaration de ce nouveau salarié. Quelles sont les démarches administratives à ne pas oublier avant sa prise de poste ? Zoom sur deux formalités essentielles.
La déclaration préalable à l’embauche (DPAE)
Vous devez effectuer une déclaration préalable à l’embauche auprès de l’URSSAF (ou de la MSA). Celle-ci permettra d’ouvrir à votre salarié ses droits sociaux, d’être couvert en cas d’accident du travail, de bénéficier de vos éventuels droits d’exonération. C’est la démarche que l’on peut considérer comme la plus importante. Vous ne devez surtout pas passer à côté ! L’envoi de la DPAE doit se faire par télécopie ou voie dématérialisée au plus tard au moment de son entrée en fonction. Ou bien par courrier avec accusé de réception, au plus tard un jour ouvrable avant son entrée en fonction. Vous avez l’obligation de remettre à votre nouvel employé une copie de la DPAE ou de son accusé de réception.
L’inscription sur le registre unique du personnel
Dès l’embauche de votre tout premier salarié, vous devez tenir un registre du personnel. Ce document peut se présenter sous forme numérique ou papier, la loi n’impose aucun format. C’est à vous de choisir ! Le registre unique du personnel renseigne dans l’ordre, et de façon indélébile, toutes les embauches de l’entreprise. Pour tout nouvel employé, il doit y être mentionné les éléments relatifs à son identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, nationalité). L’emploi et la qualification. La date d’entrée et la date de sortie de l’entreprise. Et enfin le type de contrat de travail conclu (CDD, CDI, etc.). Veillez bien à ce que ce document soit tenu à jour !
